Звіт «План–Факт» — це інструмент бюджетування, який дозволяє порівнювати планові показники бізнесу з фактичними результатами. Він допомагає контролювати виконання фінансових планів, аналізувати відхилення та приймати зважені управлінські рішення на основі даних.
Звіт розташований у розділі «Аналітика» та доступний власникам компаній і користувачам із повним доступом.
Як формується звіт «План–Факт»
У Clara.report цей звіт може формуватися двома методами:
Касовий метод (на основі Cash Flow)
Усі показники враховуються за датою фактичного надходження або списання коштів.
Метод нарахувань (на основі P&L)
Показники формуються відповідно до періоду, за який був зароблений дохід або понесені витрати, незалежно від фактичного руху коштів.
Це дозволяє бізнесам вибрати підхід до планування, який точніше відповідає їх моделі роботи.
Панель управління в звіті
Звіт можна сформувати за будь-який період: за місяць, за рік, або за довільний проміжок часу.
Це корисно для компаній, які ведуть регулярне планування та контролюють бюджет у довгостроковій перспективі.
У будь-який момент можна оновити звіт за допомогою кнопки «Оновити». Система автоматично підтягне актуальні дані.
Також доступний експорт у Excel, що зручно для внутрішньої звітності чи обговорення з командою.
Структура інтерфейсу звіту
Звіт складається з двох основних частин:
Основна таблиця
У ній ви бачите:
- планові показники,
- фактичні дані,
- різницю між ними,
- процент виконання плану.
Планові дані зберігаються автоматично після введення.
Якщо категорію створено, але для неї не вказано суму, вона не збережеться після оновлення сторінки.
Також у «План–Факт» можна:
- вносити планові дані за минулі періоди,
- переглядати динаміку виконання планів у попередні місяці,
- аналізувати, як змінювалися результати бізнесу.
Вкладка «Історія дій»
Усі зміни, внесені в звіт, фіксуються у цьому розділі:
- хто редагував планові значення,
- коли відбулося редагування,
- які саме дані були змінені.
Це допомагає контролювати роботу команди та забезпечує прозорість процесів.
Планування за категоріями та проєктами
У звіті можна створювати бюджети двома способами:
Планування за категоріями
Цей підхід підходить для формування загального бюджету компанії.
Ви можете створювати планові суми для доходів і витрат у відповідних категоріях, наприклад:
- маркетинг,
- оренда,
- зарплати,
- продажі,
- податки.
Це допомагає контролювати, наскільки витрати відповідають плану, чи не перевищує компанія бюджет і як змінюються статті витрат з місяця в місяць.
Планування за проєктами
Такий формат зручний для компаній з кількома напрямами діяльності.
Можна:
- створювати проєктні бюджети та смети, кошториси
- оцінювати ефективність кожного напрямку,
- бачити повну картину фінансів проєкту.
Планові та фактичні дані: як вони працюють
Планові показники існують тільки в рамках звіту «План–Факт» і не впливають на інші розділи системи.
Вони:
- не формують майбутніх операцій,
- не впливають на Cash Flow або P&L,
- не змінюють інші звіти.
Так само і операції з майбутньою датою не змінюють план — вони лише відображаються у фактичних даних, коли це відповідає логіці інших звітів.
Фактичні дані підтягуються автоматично.
Якщо натиснути на фактичну суму в таблиці, ви побачите перелік платежів, які сформували цей показник.
Категорії, які більше не потрібні, можна видалити одним кліком.
Візуальна індикація результатів
Для полегшення аналізу у звіті використовується кольорова індикація:
- зелений колір — показник перевищує план,
- червоний колір — витрати перевищують заплановані або дохід нижчий за очікування.
Процент виконання розраховується автоматично, що дозволяє швидко оцінити ситуацію по кожній статті бюджету.
